株式会社ユニオントラスト

http://utgroup.co.jp/

MajorFlowクラウドで経費精算をシステム化
作業負担は事業所あたり、
それまでの約2.5人日/月から実質0へ!

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ブラウザベースのMajorFlowクラウドとスマートフォンの組み合わせにより、 外勤のサービスマンがいつでも利用できる体制を構築。驚きの工数削減効果を達成しました。

設 立 / 1996年11月

代表者 / 桑原 博之

資本金 / 4000万円

社員数 / 450名(2016年5月現在)

本 社 / 群馬県伊勢崎市堀口町92-1

URL / http://utgroup.co.jp/

株式会社ユニオントラストは、自動販売機やディスペンサーなどの生活に密着した飲料関連機械について、設置・回収から、整備、アフターケア、定期メンテナンスまで、顧客となる飲料メーカーに代わり幅広く運用を担う企業です。群馬県伊勢崎市の本社を中心とした東日本全域において、事業拠点や工場、ロジスティクスセンターなどを多数展開し、グループ企業である株式会社ユーティーワン、株式会社ジェイブイエスとともに近年大幅な成長を遂げています。

自販機メンテナンスという地域密着型ビジネスを展開し、創業以来、売上高を伸ばし続けているユニオントラスト様。2016年度はさらなる事業拡張に取り組み、併せてバックオフィス業務の効率化、特に経費精算業務のシステム化に着手しました。
同社の事業は関東甲信越、東北という広範な地域にまたがり、多数の拠点展開を行っています。また、メンテナンス業務にあたる外勤サービスマンが多いこと、顧客ごとに分社化したグループ企業であることなどの特色により、一筋縄ではシステム化できない事情がありました。
このような中、様々な課題をクリアしつつミッションを成功させたのは、管理本部部長の尾崎透氏と、情報システム室リーダーの氷室凌氏です。

煩雑な業務と現金を扱うリスク…
小口現金精算をなんとか改善したい

導入当時の様子について、尾崎氏は次のように語ります。「当社の業務には非常に多くの小口現金精算が発生します。例えば外勤のサービスマンなら、駐車料金、ガソリン代、高速料金、そして部材購入。申請のフローも煩雑で、まず手書きの申請書に領収書を添付し、それを上長が承認、各事業所の経理担当者が会計ソフト上で集計し、締日にまとめて本部に送信、所定の日に現金が拠点に戻るというものです。
各拠点では専任担当者が集計とデータ入力にかかりきりで、約2.5人日/月という工数についても問題視されていました。また、申請が増えれば金額も大きくなり、拠点側で現金を扱うリスクが高まります。外勤スタッフと経理担当者の時間が合わないといった理由から、精算がスムーズに行われない問題もあり、解決策が求められていました」。

サーバ保守・運用いらずのクラウド
QRコードとマニュアル配布の簡単導入

同社が経費精算のために選択したのはMajorFlowクラウドです。クラウドサービスを 選んだ理由について、情報システム室の少ない人員でハードウェアの保守・運用まで行うことを避けたかったと語るのは氷室氏。導入の詳細について次のように説明しています。「利用人数は会社貸与のスマートフォンでの利用を想定した外勤のサービスマン(約160名)を中心におよそ300名弱。MajorFlowクラウドはブラウザさえあれば利用できるので、導入時はQRコードと自作の導入マニュアルを社員に配布するだけの簡単なものでした」。
尾崎氏は、「ここ数年で事業が拡大し、従業員数も増えたため、システム化のメリットを十分に享受できる導入規模になったと考えました。紙の申請書ベースの運用には限界がありますし、事業全体のためにも、経費精算のようなバックオフィスの工数削減は重要な改善ポイントと考えています」と導入のタイミングについて説明しています。

スマートフォンでの申請から銀行振込まで一気通貫の流れを確立

unionp01 株式会社ユニオントラスト
管理本部 部長
尾崎 透 氏

MajorFlowクラウドにより、工数削減、コスト削減、現金管理のリスク低減と様々な効果が得られたと語るのは尾崎氏です。「今回の導入により、スマートフォンの活用が一層進みました。外勤スタッフの多い当社のような業態の企業にとって、ブラウザベースのシステムとスマートデバイスの相性は極めて良好です。今までサービスマンは帰社してから紙の申請書を起こすという作業をしていましたが、今はどこからでもスマートフォンで申請できます。このデータは本部へそのまま送信され、銀行振込までの流れが確立されました。これにより、各事業所での会計システムへの入力・集計作業は不要になりました。従来は平均して各事業所で約2.5人日/月程度の作業量をあてていましたが、これが0になり、人的コストを本来の業務にシフトすることができました。また、各拠点に導入していた会計ソフトのライセンスコストの大幅な削減も実現しました」。

運用、保守などのコストもこれに加えれば、その削減効果がいかに大きいかは明確です。
また、二次的な効果として、業務の可視化や標準化が進んだことも挙がりました。
「従来、紙の申請書を利用していたサービスマンたちは、経費精算に関しては社内ネットワークに自分専用のPCを持っていませんでした。
入力や集計は別の担当者が行うわけですから、ここでいったん業務が中断します。MajorFlowクラウドのおかげで、こうした業務間の壁が解消されています。申請者も承認者もステータスが見えるようなり、可視化が一気に進んでいます。これにより、支払いの遅れや申請ミスもなくなりました。同じタイミングでポリシー策定も進め、業務の標準化にも取り組んでいます」(尾崎氏)。

グループ経営に標準で対応カスタマイズでさらに改良

株式会社ユニオントラスト
管理本部
情報システム室 リーダー
氷室 凌 氏

同社がMajorFlowクラウドを選んだのには、もう1つ理由がありました。
「わが社はグループ経営をしており、ユニオントラストを筆頭に計3社で事業にあたっています。取引先ごとに専任の事業会社を設立しているのですが、社員のマスタデータなどは各会社ではなくグループに紐付けていたりと、非常に複雑な管理を行っています。
このため、システムへの仕様要求が極めて高いのです。一般的なパッケージ製品はグループ企業を管理するには階層が足りないことがほとんどで、自社情報は1社分しか持てません。これに対しMajorFlowクラウドは最初からグループ経営に対応できました」(尾崎氏)。

「画面のインターフェース変更、証憑類を貼り付けるための台紙出力などもバージョンアップで利用できるようになりました。スマートフォンから複合機にデータを送信して申請内容を印刷することもできるので、自分専用のPCを持っていない社員から非常に好評です」(氷室氏)。
「MajorFlowクラウドの利用範囲も、事業の成長に合わせて適宜拡大していきたいと思っています」(尾崎氏)。

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