株式会社奥村組

http://www.okumuragumi.co.jp/

地域や部門ごとに異なっていた承認・回覧方法が
全社的に統一され業務効率化が推進

他システム(人事システム、経理システム)との連携を前提に、『MajorFlow』を導入された株式会社奥村組様。今回はシステムを統括している人事部と情報システム部の方々に、『MajorFlow』導入のメリットについて語って頂きました。

創業 / 1907年2月22日

本社 / 大阪府大阪市阿倍野区松崎町2-2-2

代表取締役社長 / 奥村 太加典

従業員数 / 2677名

資本金 /

「“人と地球にやさしい環境”の創造と保全を目指す」という基本理念に基づき、日常生活で欠かすことのできない道路、ビル、空港、トンネルなど公共性の高い建築物や施設を建設しています。さらに、インフラ設備の建設の他にも、建築資材の製造・販売など建設業界の総合的なメーカーとして注目されています。1907年の会社創業から堅実かつ積極的に事業を展開し、空港建設などのビッグプロジェクトや既存建築物の免震工事も手がける一方、環境問題にも着目。ドイツの企業と共同開発した低騒音の建設機材は、国際的な評価を受けています。

さまざまな要望を満たした総合的なワークフローシステム

まず、導入の経緯について、情報システム部・生産システム課長である吉原宏和氏は次のように話されました。 「全社的なERPプロジェクトの発足に伴い、導入を予定していた他のシステムとの連携を前提に、勤務管理や経費精算など複数の業務を電子化しようと検討していました。
そして、1パッケージで弊社の要望に全て応えられるものが、パナソニック NETSさんの『MajorFlow』だったのです」。
社員教育やコストの面から考えても、複数の業務ソフトを数回に分けて導入するより、ひとつにまとまっている方が使いやすい。
さまざまなグループウェアや、ERPを目的とする人事管理システムなどが導入されている昨今。機能の追加やリプレースの際、既存のシステムとの連携は非常に重要な問題ですが、『MajorFlow』はそれをクリアしているようです

月に約8,000枚の必要書類がなくなりコストカットに大きく貢献

次に、『MajorFlow』の導入後に実感したメリットについてお聞きしたところ、「月に約4000枚あった勤務管理の書類チェックがすべてなくなりました。さらに、紙による給与明細の発行も撤廃し、勤務管理の書類とほぼ同数の約4000枚を削減できたのです」と語るのは、人事部の人事課主任である堀川祐三子氏。
勤務管理と給与明細の書類を合わせただけでも、年間に約10万枚もの削減となっているようです。電子化による利点は、紙によるコストカットだけなのでしょうか?
「人事部としては、作業手順の簡素化も嬉しい点です。以前は手書きの勤務管理表をOCRで読み取って入力していたのですが、その手間と経費のカットに成功し、支社店と手分けして行っていた休日数や勤務時間の計算もなくなりました」(堀川氏)。
これまで手の掛かっていた業務はかなり圧縮されているようです。さらに、グループ全社の業務効率のアップについて、人事部の給与厚生課長の平山和広氏に語って頂きました。
「全国の支社から紙媒体で業務を遂行していた時に比べて、書類の送付時間及び送料が不要となりました。特に書類の送付に要していた時間(2〜3日)の削減は業務効率の改善に大きく寄与しました」

細かい要望にも的確に対応する『MajorFlow 』と担当スタッフ

「初期設定の状態で即座に稼働できる点も『MajorFlow』の魅力でしたが、建設業界独自の勤務形態を電子書類で再現するため、勤務管理の書類だけはカスタマイズしてもらいました」(吉原氏)。
建設業界に限らず、独自の勤務形態や給与計算はどの業界にも存在しますが、クライアントの細かいニーズに応えられるのも、『MajorFlow』のウリのひとつです。
「先程の電子書類の改良についても、無理なお願いかと思いましたが、快く引き受けて頂きました。パナソニック NETSさんのスタッフは、社会保険労務士かと思うほど勤務管理について深い知識をお持ちでしたから、業界独自の要望にも対応できたのだと思います」 (堀川氏)。 汎用性の高い『MajorFlow』のスペックに加え、担当したスタッフの対応も高評価です。
企業にとって新システムの導入は、その効果に期待する一方で、不安材料が多いのも事実。
特に、ワークフローシステムにおいては、社員への教育などが懸念される点です。奥村組様は、『MajorFlow』の稼働にあたり、どの程度の期間を要されたのでしょうか?

経費精算の申請から処理までの時間がスピーディーに!

「他社の人事管理システムの導入に続いて全社員での利用を前提に『MajorFlow』を導入することになったので、人事部や情報システム部としては不安もありました。しかし、社員の教育期間が2ヶ月半ほどで済みましたから、こちらの想像以上に短期間で稼働できましたね。大きなトラブルもなく順調ですよ」 (吉原氏)。 いかに高性能な仕様であっても、使用するエンドユーザ側が使いこなせなければ意味はありません。その点『MajorFlow』は、操作が容易なので社員教育も短くて済んだとのこと。
スムーズな稼働に関して、心配はなさそうです。
最後に、今後のパナソニックNETSへの要望についても聞かせて頂きました。
「電子化を予定していたシステムについては、『MajorFlow』で実現したのですが、ワークマネージメントについてこれで終わりとは考えていません。今後ERPプロジェクトを推進していくためにも、パナソニックNETSのサポートとさらなるシステムの向上に期待しています」(平山氏)。

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グループ全社を対象としたERPプロジェクトの
発足に伴い、総合的な業務の電子化を
『MajorFlow』によって実現!!

左より吉原宏和課長、藤本情志課長代理、五十嵐善一部長、酒井一紀課長代理※1

奥村組様は、2003年、業務の効率化などを目的に、パナソニックネットソリューションズのワークフローパッケージ「MajorFlow for Oracle」による勤怠管理や経費精算を開始。
2012年1月現在、通勤手段の申請・採用関係などの人事総務系業務や、見積依頼など、電子決裁の範囲が拡大、営業系申請業務には「MajorFlow Form」を活用しています。

設立 / 1907年(明治40年)2月22日

本社 / 大阪府大阪市阿倍野区松崎町2-2-2

代表取締役社長 / 奥村 太加典

従業員数 / 1,857名(2012年1月末現在)

株式会社奥村組様は、明治40年の創業以来、「堅実経営」と「誠実施工」を信条に事業を展開する建設会社。
商業施設等の 大型建造物や鉄道、高速道路などのほか、空港建設をはじめとするビッグプロジェクトや建築物の免震工事に関する高い技術でも知られています。
近年では、環境・社会貢献活動等にも積極的に取り組んでおり、その姿勢は高い評価を得ています。


奈良市にある「奥村記念館」
奥村組が、MajorFlowをはじめて導入したのは2003年。当時同社で進められていたERPの導入に合わせた業務効率化の一環でした。 「勤怠管理や人事・総務系のフローにも対応可能で、基幹システムとの連携も良いことが導入の決め手となりました」と、社長室経営企画部 企画課長の吉原宏和氏は説明します。
当時導入したのは、MajorFlow for Oracle。フローの設計部分はパナソニックNETSが担当し、勤怠管理や経費精算などをスタートさせました。
それから5年。

内部統制が課題でありシステムは『簡単であること』が第一条件

次のステップに向けた取組みは、2008年10月の組織変更がきっかけになったといいます。
「従来の全国8支社店体制から、東西2支社をコアとする事業推進体制に組織変更しました。これに伴い、支店内で完結していたフローが地域をまたいで運用されることになったのです。帳票類の郵送などが必要となり、書類の回覧に大変時間がかかるようになってしまいました」と、管理本部情報システム部長の五十嵐善一氏は、当時生じた課題を明かします。
こうした状況が長引けばユーザの負担は増し、業務にも悪影響を及ぼす恐れがあります。ワークフローの適用拡大は情報システム部門にとっての課題となりました。「今回はスピードとコストの面から、自社内で申請書やフロー設計することを大前提に検討を開始しました。そして候補となったのがノンプログラミングで設計できるMajorFlow Formでした」と管理本部情報システム部システム管理課課長代理の藤本情志氏は語ります。
管理本部情報システム部情報管理課課長代理の酒井一紀氏は「MajorFlowシリーズは、勤怠管理で先行導入していたので、ユーザも画面イメージに慣れており、操作の教育が簡単で効率的に実施できることも決め手の一つになりました」と、選定のポイントを説明。
こうして承認経路が最も複雑化した資材発注の承認フローの構築に着手。情報システム部門の挑戦が再び始まったのです。

最大の魅力は、簡単な帳票作成と自動起票オプションで業務効率化

「複雑なフローをやり遂げられれば他はもっと容易に構築できるという思惑もありました。
MajorFlow Formの確認も兼ねてじっくりと作りこみました」と、藤本氏はあえて複雑なフローから着手したもう一つの側面を解説します。
吉原氏は「最大の魅力は、システムに詳しくない社員でも帳票作成できるところですね」
MajorFlow Formの機能を評価。2009年5月に資材調達のフローの運用を開始した後は、購買、人事・総務系の帳票の構築を進め、2012年1月現在、運用する帳票は全22種類。このうち、建設工事等を外部に発注する際に必要となる外注回議書の構築には、“自動起票オプション”を活用、自社のシステムに入力した内容からMajorFlow Formの帳票の自動起票を実現しました。
「元々は、自社のシステムに入力した内容を印刷し、その紙で決裁を行っていましたが、このオプションを使うことで、自社システムに入力するだけでMajorFlow Formの申請も同時に完了できます。同じ項目を何度も入力するのは手間ですし、そのような要望も届いていました」と、
酒井氏は“自動起票オプション”を採用した意図を語ります。構築作業そのものは順調に進んだ一方、開発の根本である要件定義、すなわちフロー全体を明らかにする作業は、全工程のなかで最も難関だったといいます。特に問題となったのは、業務の見える化。
「ユーザはフローをイメージで捉えていますが、構築側はすべて明らかにしなければなりません。認識にギャップが出ることもあり、ルールづくり、認識のすり合わせには相当時間をかけました」と、藤本氏は当時の苦労を語ります。しかし、この取り組みは思わぬ効果を生む結果に。なんと、それまで地域や部門ごとに異なっていた承認・回覧方法が全社的に統一されることになったのです。
「今回の取り組みにより、社内の業務効率化が一層進みました」と、五十嵐氏は強い自信をのぞかせました。

今後の展望は、「蓄積されたデータ分析」

ユーザからの評価はどうでしょうか。
「ペーパーレス、スピードUP、内部統制的にも証跡がわかることも評価されています。 ネガティブな意見としては、差戻しの回数が増えたという声がありますね」と、酒井氏。
最近では、新たな帳票作成ニーズも出てきているといいます。「ユーザから要望があるということは、便利だという認識が広まってきたためではないでしょうか」と、吉原氏は分析します。また、全員が異口同音に語る情報システム部門の次の課題は「蓄積されたデータの分析」。 「例えば、発注金額などの推移を調べられるような分析ツール。MajorFlow Formに蓄積されたデータを自社データベースに戻すことを検討していきたいですね」と、藤本氏。終わりに五十嵐氏は「当社のような業態は取引先が多く、どうしても会社の枠を超えて回覧するような書類が出てきます。こうしたものに現状のワークフローでは対応できないのです。クラウドサービスで使えるようになると、お客様・取引先にも範囲を広げやすいと思います」と、建設業界でワークフローを使う難しさを指摘しつつ、MajorFlowの新しい可能性にも期待をこめて話してくれました。(取材は2012年1月14日)

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