日興テクノス株式会社

http://www.nikko-technos.com

テレワーク導入と同時にペーパレスに着手
申請・承認の電子化で業務効率が大幅に向上!

それまで紙ベースで行ってきた決裁業務の数々を電子化。経理部主導の「SEに頼らない導入」を行いました。新システムは個別原価会計にも対応しており、経理部の業務の大幅削減に成功。テレワークの推進に、MAJOR FLOW Z CLOUDが大きく貢献しています。

設立 / 1946年9月

資本金 / 2,000万円
     (授権資本金 8,000万円)

所在地 / 神奈川県横浜市磯子区森3-3-5

代表取締役社長 / 長谷川 浩正

従業員数 / 68人(2020年4月現在)

1946年の創業以来、地元横浜市を中心に数多くの企業の課題をテクノロジーで解決してきた企業です。
富士通パートナーのSIer、販売代理店として、ITに関連する幅広いビジネスを長年に渡り展開してきました。通信ネットワークの構築や保守サポートに始まり、福祉介護、施設予約、製造業/建設業向け販売管理、生産管理、保育園、定期報告など幅広いシステムの提供を通じ、地元企業を支えています。経済産業省のIT導入支援事業費補助金支援事業者にも採択されています。

2020年のオリンピック開催を想定し、テレワーク導入を推進していた日興テクノス様。 同時に社内業務のペーパレス化にも取り組み、MAJOR FLOW Z CLOUDによる決裁業務の電子化を行いました。同社で一連の導入を主導 した取締役・星野信一氏、プロジェクトを企画した髙田彩也氏、また、総務部による「SEに頼らない導入」を実現された松川顕子氏にお話を伺いました。

試算の結果、ワークフロー導入による
業務の削減効果は約60%に

「業務効率化の必要性は従来から感じていまして、改善点を探るために業務日報の分析に取り掛かりました。そこで浮上したのが、紙ベースで行われてきた決裁業務の数々です」と、導入の経緯について髙田氏は語りました。分析の結果、例えば交通費の申請ならば、53人の営業社員が月間約80時間、部門長はその確認に約14時間を費やしていることが判明。このほか、提出や確認のために出先から帰社するといった無駄な移動時間もかかります。また紙の書類による運用には、紛失や承認状況が把握できないといった問題もつきものです。
「事務部門では、提出された書類の内容チェック、Excelへの転記、伝票入力といった手間が負担でした」と説明するのは松川氏です。「銀行から小口現金を引き出し、社員ごとの立替金を手作業で封筒に振り分けるなど、現金を扱う業務にはずいぶん神経を使っていました」。
髙田氏の試算では、こうした事務処理に要する煩雑な業務は、ワークフロー導入で約60%削減できる見通しに。この数字が導入の決定打となりました。また、厚生労働省の「時間外労働等改善助成金(テレワークコース)」も、今回の導入の大きな後押しとなっています。

自社での利用のみに留まらず
多くのお客様にお勧めしたい


日興テクノス株式会社
ソリューション営業部長
取締役
星野 信一 氏

数あるワークフローの中からMAJOR FLOW Z CLOUDを選んだ理由について、髙田氏は次のように説明してくれました。「オンプレミスでなく、クラウドを選択した理由には、テレワークとの相性の良さがあります。また、クラウドサービスの様々なメリットが周知されたことによる、中小企業でのニーズの高まりも背景にありました。当社のようなIT企業は、お客様に率先してより良いシステム・サービスを自社で導入していくべきと考えていますので」。
「多くのお客様は、私たちの導入した製品に興味をお持ちなんですよ」と語るのは星野氏です。
「地元の中小企業をITで支える立場から、プロフェッショナルの目で厳しく製品選定を行っています。今回、まず評価したのは業務削減効果でした。60%という試算結果は大きかったですね。大企業なら1%の削減でもかなりの効果が出ると思いますが、中小規模の企業にとってはそれでは不十分。費用対効果には厳しい目を向けています」

「MAJOR FLOW Z CLOUDは標準で機能が豊富なため、追加オプションを選ぶ必要がありません。コストの面では非常に優れていましたね。
一見、安価に見えるサービスでも、重要度の高い機能がオプションになっているなど、“見せかけ”だけの価格設定になっているものが少なくありません。お客様にも自信を持ってお勧めできる製品を選びたいと思っていましたので、この点は厳しく選定しました」(髙田氏)。

総務部による「SEに頼らない導入」
入力画面は「わかりやすさ」重視に


日興テクノス株式会社
総務部 総務課 統括主任
松川 顕子 氏

日興テクノス株式会社
経営企画室
髙田 彩也 氏

今回の導入の特筆すべき点として、総務部による「SEに頼らない導入」が挙げられます。 全体の方針を決定した星野氏の下で、設定や画面の作成などを担当したのが松川氏。同氏はITの専門知識を持つわけではなく、あくまで総務部のメンバーです。「パナソニック ネットソリューションズのサポート窓口にはずいぶん頼ることになりましたが、自分たちで導入をやり遂げました。社員、管理職それぞれから要望をヒアリングし、その都度サポートセンターとやり取りして作り込んでいきました。今までシステム化することができず、苦労して入力していた個別原価会計にも対応できて満足です」。
画面の設計も松川氏を中心に、社員の皆さんが使いやすいものになるようにと作り上げていきました。「MAJOR FLOW Z CLOUDの入力画面は、他製品と比較してもシンプルでわかりやすかったですね。利用しない機能はすべて非表示にするよう設計して、誤入力を防ぐ画面作りも行いました。再雇用のシニア世代を含め、様々な人材が働く当社では、やはりIT習熟度にかかわらず、誰にでも使いやすい製品であることは重要です。使い方に関する問い合わせが相次ぐような、教育の手間がか かる製品は困りますよね」。
現在、約70人でMAJOR FLOW Z CLOUDを利用している同社ですが、これまでに利用方法に関する問い合わせはほとんどないとのこと。スムーズに活用が進んでいます。

導入効果は様々。テレワーク成功の鍵
にもなったMAJOR FLOW Z CLOUD

すでに様々な導入効果を実感しているという松川氏。「本稼働後、特に評判が良いのは交通費精算機能です。経路を入力するだけで定期区間 も考慮した正確な金額が確定されて助かっています。また、経費精算システムから銀行ネットバンキング、経理ソフトヘのデータ転送も可能になりました。これにより、手入力なしのデータファイル作成・転送が実現し、業務の効率化や作業時間の大幅短縮につながりました」と、経理の視点からの喜びを語ってくれました。
テレワークの成功には、紙ベースで行われてきた業務の電子化、すなわちワークフローの導入は欠かせないと星野氏は強調します。「今回、テレワークの導入を進めている最中にコロナ禍が重なりました。偶然とはいえ、このタイミングで取り組んでいたことは不幸中の幸いです。当社の現在のテレワーク導入率は、例えば技術部門ではすでに60~70%です。しかし、MAJOR FLOW Z CLOUDの導入がなかったら、ここまでの浸透は難しかったでしょうし、出社率はもっと上がっていたでしょう。また、 スマホにも対応していますから、出先でもいつでも決裁を行えます。フローを止めない仕組みが実現し、さらなる効率化へとつながりました。今後は、当社のお客様となる企業の皆さんにもご紹介し、ぜひ同様の効果を実感していただきたく思っています」。

PDFをダウンロード