株式会社群馬農協電算センター

http://www.jagunma.net/densan

人事総務や経費精算の様々な申請書を電子化し、
内部統制&セキュリティの 強化業務効率も大幅にアップ!

群馬県下のJAで稼働しているシステムの開発維持管理を行っている株式会社群馬農協電算センター様。
総務運用部と経済情報部の方々に『MajorFlow』導入の経緯、また導入後のメリット等についてお伺いしました。

設立 / 昭和48年4月2日

所在地 / 群馬県前橋市亀里町1310番地

資本金 / 4億8740万円

県下JAのオンラインシステム、JAグループ群馬の情報システムやオープン系システムの開発のほか、ネットワーク運用管理、イントラネット・インターネット構築、各種研修事業等を実施しています。
「結ぶ情報、ひと・まち・農業」「色あせない情報をいつもあなたに」をコーポレートスローガンに、群馬県内22JAと、連合会・関連団体を含む系統組織の共同利用センターとして事業を展開しています。

コンプライアンスの徹底を図り業務効率のアップを実現!

群馬県下におけるJAのシステム開発維持管理を行っているJA群馬電算センター様。最初に総務運用部の部長である池田成人氏と、同部署の次長・吉澤克幸氏に『MajorFlow』の導入の経緯についてお伺いしました。

時代が情報化社会へ移り変わるなか、弊社でもコンプライアンスや内部統制の徹底、さらには情報セキュリティの強化を高めるという意味でも、紙ベースの業務を電子ワークフローへ移行することが必要と感じました(池田氏)。

それに、紙ベースでやり取りを行っていた頃は、集計やチェックに時間を要していました。例えば、旅費の伝票ひとつにしても、1ヶ月で約300枚ほどの量になります。これまでは伝票を集計するだけで2日〜3日掛かり、その後、総務運用部で1枚ずつチェックしていましたから、かなりの労力となっていました(吉澤氏)。

群馬県下のJAのシステムを預かる立場上、業務の効率化はもちろん、コンプライアンスや内部統制の徹底等は必須だと思いますが、その社会的責任を果たす意味でも『MajorFlow』導入は一役買っているようです。その他、『MajorFlow』導入のメリットを経済情報部・次長の大工原哲樹氏は次のように続けます。


その他、セキュリティ面で便利に感じたのが、入退館の管理ですね。夜間や休日に入館する場合は、事前にきちんと申請し、担当部署の方でチェックしなければならないのですが、『MajorFlow』導入後は、電子化できたので、管理がしやすくなりました(大工原氏)。

チェックそのものの作業効率がアップしたことはもちろんなのですが、ユーザからの『申請書がどこにあるかわからない』という問い合わせがなくなりましたね。用途別に申請書や書式が異なりますので、不慣れな者は用紙を探すのに苦労していたんです(吉澤氏)。

コストパフォーマンスの高さと担当スタッフの対応が決め手に!

県下JAにおけるソフト・ハードウェアの保守管理事業を行っていることもあり、館内には特別なセキュリティゾーンも存在するため、入退館の管理にも余念がないとのこと。紙ベースで申請書のやり取りをしていた頃に比べ、現在は申請・承認の管理がスムーズになったようです。では、導入を検討していたワークフローのなかで、『MajorFlow』を選んだ決め手は何だったのでしょうか?

一番の選定理由はコストパフォーマンスが高かったことですね。他社の製品と比較しても安価でしたし、スペック的にも申し分ないと思います。あとは、『desknet’s』と連携できる点もポイントでしたね(吉澤氏)。

導入を検討していた製品の担当者とはすべてお会いし、じっくりとお話を伺った上で決められたとのこと。なかでもパナソニック ネットソリューションズさんの対応が一番信頼できると感じ、『MajorFlow』導入の後押しにもなったそうです。

『desknet’s』とシングルサインオンで連携できる点が便利だった

『MajorFlow』を導入して頂いて、特に使いやすかった点などはありましたか? やはり『desknet’s』とシングルサインオンで連携できる点が便利でしたね。『desknet’s』は元々グループウェアとして導入していた事もあり、『MajorFlow』とうまく連携できないと効率化にはなりませんから(大工原氏)。

申請した内容を、我々が使用するデータベースへ取り込める「転記」の機能は重宝してますね。例えば申請書など、一般的にワークフローソフトで承認された情報は取り出す事ができなかったり、あるいはCSVファイルへ変換してからでないとデータベースに取込めないんです。しかし、『MajorFlow』の場合は、直接データベースへ取込むことができ、こちらのデータベース内で利用できるのは、運用上ありがたいですね(吉澤氏)。

実質1ヶ月程の短期間でスムーズに稼働できた!

『MajorFlow』を導入するにあたり不安な面がなかったのか。導入時の経緯を、吉澤氏と企画部の吉田なお子氏にお伺いしました。

総務運用部では、ワークフローソフトの製品選定にあたり、いくつかの製品を比較しました。実際にデモを見たりもしましたので、ワークフローソフトの運用のイメージはつかんでいましたので、不安はありませんでした。しかし、一般ユーザは初めてのワークフローソフトの運用なので、導入にあたり、運用が軌道に乗るまで、サポートが大変ではないかという不安はありました。(吉澤氏)

導入にあたっては、社内研修を行ったのですが、1回の研修で、ほぼ問題なく運用できるようになりました。元々、『MajorFlow』が使い易かったこともあり、スムーズに稼動できたのだと思います。(吉田氏)

時間とコストは比例して増えていくものと考えており、導入から稼動までなるべく時間をかけたくありませんでした。その点『MajorFlow』は、帳票の作成に特別なプログラミングの知識が必要なかったこともあり、実質1ヶ月ほどで稼動することができました。候補として、他社製品でもっと自由度の高い製品もありましたが、いろいろとできる反面、導入する側の負担が大きく、『MajorFlow』のように、短期間で稼動することはできなかったでしょうね(吉澤氏)

今後『MajorFlow』に期待する事は何でしょうか?

現在はまだ検討している段階ですが、今後は範囲を広げていきたいと考えています(池田氏)。

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