デジタルアーツ株式会社

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劇的な工数削減や申請のスピードアップに成功!
成功の鍵は「徹底したユーザ目線」の追求にあり
勘定奉行、desknet's連携で既存システムを活用

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2014年7月から11月にかけて行われたデジタルアーツのワークフロー導入プロジェクト。わずか半年に満たない期間で、経費精算や稟議に関する 帳票のほとんどを電子化し、工数削減、申請・承認のスピードアップ、進捗の可視化など目覚ましい効果を達成しています。

設立 / 1995年

本社 / 東京都千代田区大手町1-5-1
     大手町ファーストスクエア
     ウエストタワー14F

代表者 / 道具 登志夫

社員数 / 210名(連結)

株式公開市場 / 東京証券取引所
         市場第一部
         (証券コード:2326)

資本金 / 7億1359万262円

デジタルアーツはインターネットセキュリティに関連する様々なソフトウェア及びアプライアンス製品の企画・開発・販売など行うIT企業です。
1998年に国内初となるWebフィルタリングソフトを開発し、世界各国で特許を取得。特に有害Webサイト遮断ツール「i-FILTER/i-フィルター」は、企業・官公庁・学校向け、コンシューマ向けともに高いシェアを誇っています。
2013年3月に東京証券取引所市場第二部から同第一部に指定銘柄変更。

米国、英国を中心に海外子会社を次々と設立、また2013年は東証一部への指定銘柄変更など大きく躍進するデジタルアーツ様。このほどMajorFlowにより経費精算等の効率化に取り組み、成功を収めました。同社の管理部、総務人事部で導入プロジェクトを推進した2人のキーパーソンにお話しを伺いました。

申請の手間を減らしたい!
社内からもワークフロー導入を希望する声が

総務人事部 人事課 課長
能登 聖氏


管理部 経理課 課長
横田 一子氏

それまで同社では経費精算や申請はすべて紙の書類で行われていました。約200名の社員が申請する支払伝票は1ヵ月に数百枚、これに加えて立替伝票などを月次で処理していました。管理部経理課の横田一子氏は、当時の状況を次のように語っています。
「特に旅費交通費は申請の度に社員に経路を記入してもらい、しかも定期券の区間と被る分は差し引くなどの計算を強いていました。もちろん内容をチェックする管理側も一つひとつ経路を調べて突き合わせますので、大変な手間です。事業拡大にともない従業員数も増加し、改善の必要性を感じていました」。
リスク管理の観点からも紙の申請書は取扱いに注意が必要です。「個人情報等が含まれる申請書は、上長に提出する際に手渡しが求められます。このため双方が会社に居合わせないと申請が先に進みません。また、紙の書類には紛失リスクもついてまわります」(横田氏)。 総務人事部人事課の能登聖氏によると、営業部を中心にワークフロー化を望む声が度々上がっていたとのこと。「それまで社員皆の頑張りでなんとか運用できていたということもあり、導入が遅れてしまいました。しかし、こういった業務で社員に無理をさせてしまうのは本意ではありません」(能登氏)。

既存システムを極力活かすために 連携性重視で選んだMajorFlow

ワークフローの選定が進むにつれ、基幹系システムやグループウェアとの連携が欠かせないことが分かってきたという能登氏。「当初は連携をあまり重視していなかったのですが、効率化を考えると、システムをまたいでデータを再入力するような形では意味がありません。基幹系は勘定奉行を利用しており、また、グループウェアはdesknet’sが既に社内に定着しているので、これらを活かせないかと考えました。この2製品との連携がマストの要件となると製品はかなり絞られてきて、MajorFlowが最有力候補になりました」。
「当社は上場企業ですので、IT統制に則ったシステム運用を行っています。もし既存システムを入れ替えるとなると、それらの評価・検証もあわせて一から行わなければなりませんので、極力変えたくなかったという事情もありました。また同じ理由から、一度導入したシステムはできるだけ長く使い続けたいという希望もありましたので、やはり長い歴史と実績を持つパナソニックブランドの安心感は大きいものがありましたね」(横田氏)。

約4ヵ月という短期間導入工数激減、決裁スピードアップに成功

2014年7月に導入準備を開始し、経理課の業務負荷を考慮しながら9月、10月、11月と3段階でのリリースとなりました。必要な帳票すべてを電子化するまでに要した期間は4ヵ月。導入後は締日をそれまでの月1回から2回に増やし、社員の利便性をより高めました。
能登氏は導入前後の変化について、「まず挙げられるのが工数削減。今まで人事課、経理課で2~3週間かかっていた確認や入力の作業が約3日程度にまで短縮されました」と語っています。
また、決裁スピードも驚くほど早くなりました。「紙の申請書の場合、手元で寝かしてしまう人も多かったのですが、新システムではグループウェアのポータル画面上に承認待ち件数が表示されるので、気付いたものから素早く処理してくれるようになりました」と横田氏。タブレットなどモバイル端末からも承認できるため、移動などの空き時間の有効活用にもつながっています。
「経費精算の進捗が可視化された点は社員からも好評です。出張など高額の立て替えともなれば、進捗が見えないと不安ですよね。システム化で社員が働きやすい環境を整えられることはうれしく思っています」(横田氏)。

営業部の負荷軽減にも貢献 新しい電子帳票を社内で作成

MajorFlowの機能の中で、能登氏が特に重宝しているというフォームデザイナは、オリジナル帳票を簡単に作成できる機能です。社員情報変更シート、慶弔届、各種手当の申請書や通勤ルート変更届といった人事系の帳票に加え、取引先申請、特価申請など営業系の帳票も作成して活用中です。その数にして3~40、1帳票あたりの作成時間は約30分とのこと。
「従来使っていたExcelシートをそのまま背景に取り込めるので便利です。承認ルートはビジュアルで申請者と承認者をつないでいくイメージでわかりやすいですね。とにかく、製品の特価情報、出荷状況など営業部の情報共有がシステム化できたことは本当によかったと感じています」(能登氏)。

こだわったのは「ユーザ目線」 IT企業として妥協を許さぬ導入を

導入にあたり大切にしたのは、ユーザ目線を忘れないことでした。「ユーザにとって使いやすいシステムは、入力ミスなどの削減、ひいては経理課の工数削減にもつながります。このため画面の品目の並び順の一つひとつにまでこだわりました」(横田氏)。
「当社はお客様にソリューションを提供するIT企業。社員はユーザであり、それぞれがITのエキスパートです。今回のような社内システムの導入についても非常に関心が高く、身が引き締まる思いで導入に臨みました。現状、問題なく稼働しており、社員も難なく使いこなしているようで安心しています」(能登氏)。

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