全日本ライン株式会社

http://alljapanline.com/

決裁履歴がガラス張りで帳票紛失の心配もなく3日ほどで決裁完了。20帳票で運用中

全日本ライン

全日本ライン様は、2009年6月からパナソニックNETSが開発・提供するワークフローパッケージ「MajorFlow」を活用しています。
稟議書、出張申請、取引先申請、仮払申請など約15帳票でスタートし、現在は約20帳票を運用してます。2010年秋には、勤怠管理システム「MajorFlow Time」も第1号ユーザーとして導入。

設立 / 1975年3月17日(昭和50年)

所在地 / 東京都千代田区神田和泉町1番地
      神田和泉町ビル8階

代表取締役社長 / 木村 治

従業員数 / 280名(平成25年4月1日現在)

資本金 / 6,500万円

全日本ライン株式会社は、輸入フルーツをはじめとする青果物配送のエキスパート。
青果物は新鮮さが命。その鮮度を保つスピーディーな配送と品質の高さは国内有数と高い評価を受ける企業です。
また、2011年7月には、荷主と運送業者のマッチングサイト「運輸.com」を開設。
顧客のニーズを形にするサービスとして順調にアクセス数を伸ばしています。

「ワークフローは出張精算や経費申請など経理系の業務や稟議書をきっかけに検討する場合が多いのですが、当社の場合は『新規取引先伺』など営業系の業務から着手しました。」と、情報管理部システム課長の山田雅紀氏は語ります。

それは、同社の特徴であり強みである「青果物運送」の重要な要件、“青果物の配送は時間との戦い”に起因する大きな課題があったからです。
「新鮮さが命である青果物ですから、依頼と出荷が『今日の今日』ということもザラにあります」と情報管理部長の宮本正美氏は語ります。

内部統制と業務の精度向上を目指し『簡単・拡張・柔軟』を選定条件

財務経理部 情報管理部
部長 宮本正美 氏

情報管理部 システム課
課長 山田雅紀 氏

顧客の要望を優先するあまり、おのずと

①“正規の申請ルール”が後回しになっていったこと、
②大急ぎで回議される申請書類の紛失が多発したこと、

などそれまでのやり方は大きな問題を抱えていました。とはいえ、承認・決裁は企業として当然行うべきこと。「それならば、ITを使って内部統制と業務の精度向上を目指してはどうかと考えました」と山田氏は導入の意図を明かします。

こうして全日本ラインでは2009年初頭からワークフロー導入のための検討を開始。その選定条件は「申請書の雛形がある程度揃っていて、簡単に利用業務を拡張できること」「承認経路などフロー設定に柔軟性があること」。さらに、打ち合わせを重ねるうち、新たな課題も明らかになったといいます。「社内での情報共有が不十分であることがわかってきたのです。そこで、ワークフローに加え、グループウェアも導入することにしました」(山田氏)。

コスト・内容両面からの検討の結果、パナソニックNETSが提案したワークフロー「MajorFlow」には、グループウェア「desknet’s」との連携機能があり、グループウェアから本格的なワークフローを利用できることから、上記2製品の導入が決定したのです。

いつ、誰が、どういうアクション決裁状況が一目で把握

構築は2009年3月から開始し、約3ヶ月後の6月には完了。「申請書の作成を約1ヶ月で完 了するなど、マスタや申請書の準備は簡単にできました。ただ、導入にあたって見えてきた課題を解決するためのルール作りなどに時間をかけたので、実際に運用を開始したのは同年8月ごろでした」と山田氏。

構築時にはさほど苦労はなかったといいますが、承認フローの決定には想定していたのよりも時間がかかった様子。「というのも当社の場合、回覧が組織内で完結することが少なく、組織の外に回覧したり、途中で分岐させ並行して回覧したりする必要があるのです。
そのため、設定自体はすぐに完了したのですが、テストには時間をかけました」と山田氏は重点的に取り組んだポイントを明かします。
稟議書、出張申請、取引先申請、仮払申請など約15帳票でスタートし、現在は約20帳票をMajorFlowで運用しているという全日本ライン。「いつ、誰が、どういうアクションを取って決裁したのかわかるようになり、紛失の心配もなく3日ほどで回覧が完了するようになりました」と効果は上々の様子。 ワークフローとグループウェアの同時導入。社内のさまざまな手続きも大きく変化したはずですが、社員に戸惑いはなかったのでしょうか。

「当社は2007年に基幹システムをリプレースしていて、そのときパソコンを使う機会が一気に増えたのですが、当時の方が社員の意識のハードルは高かったように思います。その時に比べれば戸惑いは少なかったと思います」(山田氏)

今後の展望スマートフォンやタブレットの活用

ITを活用するオフィス、そして企業へと急速に進化を遂げつつある全日本ライン。
2010年秋には、パナソニック NETSが提供する勤怠管理システム「MajorFlow Time」も第1号ユーザーとして導入。
「ロケーションが異なってもリアルタイムで勤怠の実体を把握できるなど、ワークフローシステム同様にコンプライアンス強化のメリットが大きいと感じていますし、集計作業などをシステム化することで、社員一人ひとりの業務の効率化につながることも期待しています」と、宮本氏は導入効果への期待を強調します。

そのほか、今後はスマートフォンやタブレット端末の活用、クラウドコンピューティングの利用などについても検討していきたいとのこと。

「こうした部分についてもパナソニックNETSにご提案いただきたいと考えています」と、山田氏はパナソニック NETSからの新提案に寄せる期待も語っていただきました。取材は2012年7月26日)

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